Soluciones digitales para el periodo de ITV


Hayley Pells de Avia Autos quiere conquistar el papeleo montaña que acompaña el período ITV con utilizando soluciones digitales.


Reducir la cantidad de papeleo físico generado por cualquier organización ha sido un objetivo para muchos, pero no es una idea tan nueva como podría pensarse. A Micronet, una empresa de equipos de oficina automatizados, se le atribuye haber acuñado la frase en 1978. 44 años después, muchas pequeñas empresas parecen tener más papel que menos. El papeleo de la ITV está cada vez más digitalizado, desplazando a los manuales y guías en línea, ya que los documentos en vivo son un método mucho más rápido y preciso para actualizar los probadores, y muy pocos lamentan la oportunidad perdida de actualizar.

Los certificados de prueba también se están volviendo digitales y el servicio MOT Test History (MOTH) se está volviendo cada vez más popular. Esto permite a los automovilistas consultar el historial de cualquier vehículo e imprimir su propio certificado, pero necesitarán el número de referencia V5C (libro de registro) de 11 dígitos. Lo digital ha venido con el requisito de producir una copia impresa durante muchos años, y la pandemia brinda la oportunidad de reducir aún más las copias impresas con medidas temporales.

El requisito de emitir un VT20 (certificado de logro) en papel ahora es opcional desde el Aviso Especial 04:21. No existe la prohibición de imprimir certificados de logros si la estación de pruebas de vehículos lo desea, pero ahora solo existe un requisito si un cliente realiza una solicitud específica para tener uno.

Quienes utilicen soluciones digitales para sistemas de gestión de garajes y/o facturación de clientes pueden optar por adjuntar documentos PDF para demostrar la finalización del trabajo. En Avia ha sido muy popular la inclusión de certificados digitales, agilizando el proceso de autorización para trabajos posteriores. La factura, la documentación del servicio, el certificado MOT y cualquier estimación de trabajo recomendada se envían por correo electrónico al cliente, quien generalmente envía un correo electrónico con más instrucciones. Este método más transparente ha aumentado el trabajo, la respuesta de nuestros conductores es que no se sienten obligados a tomar una decisión «en el acto» y pueden aprovechar la oportunidad para comprobar los detalles del presupuesto. Este tiempo adicional también es apreciado por nuestra parte, en lugar de una devolución de llamada, lo que puede ser complicado para una pequeña empresa como la nuestra que no tiene personal de recepción. Un sistema de correo electrónico resultó ser menos disruptivo y proporcionó un rastro reconfortante de autorización verificada.

Soluciones digitales para el periodo de ITV

Las páginas de redes sociales populares pobladas por probadores y entrenadores de MOT han cuestionado el estado de los avisos de advertencia o menores, y si se requiere una copia impresa en estas circunstancias. Con referencia a las pautas tal como están impresas en un VT20, no se requiere ningún documento por separado para opiniones menores o de asesoramiento, no se requiere impresión a menos que se solicite específicamente. Sin embargo, nada impide que el VTS emisor proporcione una copia impresa si se siente más cómodo haciéndolo. Si planea reducir la cantidad de documentos que produce, es posible que necesite más trabajo antes de realizar el cambio. Aquí hay algunos pasos prácticos para aquellos que hacen el cambio.

1. Crea un plan.
¿Emitirá un certificado digital, un letrero que indique la POLILLA o ambos?

2. Discuta el plan con su equipo y pida retroalimentación.
Compruebe en este punto si necesita revisar el primer paso.

3. Comuníquese con los presentadores en su vehículo.
Carteles de salas de espera, publicaciones en redes sociales, publicaciones en sitios web, boletines por correo electrónico: la combinación de todos los métodos de comunicación regulares puede informar de manera proactiva sobre el cambio y brindar una oportunidad de marketing para prácticas comerciales más ecológicas. O puede comunicarse en cada presentación.

4. Haga referencia al recurso del gobierno y asegúrese de que haya copias impresas disponibles si lo desea.
Si bien el VTS no debe utilizar la MOT como estrategia para desarrollar otras actividades, la comunicación digital puede aumentar el uso de avisos de advertencia y menores en el certificado de la MOT. Dado que las fallas menores deben corregirse lo antes posible, esto beneficia la seguridad vial.

Cosas a incluir en tu comunicación digital:

  • Factura por el trabajo solicitado completado
  • Documentación de mantenimiento/reparación
  • Certificados de MOT, procedimiento de nueva prueba para automóviles retirados de VTS para reparación (si corresponde)
  • Fotografías de los defectos observados.
  • Estimación para el trabajo posterior (incluya cualquier información de depósito para artículos no retornables, si corresponde)
  • Un cronograma para completar, utilizando un marco de tiempo como «dos días hábiles desde la autorización» o «antes de las 5:30 p. m. si podemos recibir la autorización antes de la 1:00 p. m.», puede ayudar a cumplir con las expectativas.
  • Fecha de reserva alternativa
  • Términos y Condiciones

Si es una sociedad anónima y/o sujeto a IVA, no olvide los datos pertinentes. Muchas personas olvidan incluir una dirección registrada en las comunicaciones digitales y esto se puede incluir fácilmente en una firma electrónica.

preguntas frecuentes

¿Los certificados de emisión tienen que ser en papel?
Los certificados de emisiones deben ser “fácilmente recuperables”; pueden ser digitales o en papel. Consulte la sección H5 de la Guía de prueba de MOT

¿Debería tener siempre el cartel «Las pruebas de diésel no deberían dejarte echando humo»?
La información para el cliente y los folletos están disponibles en formato electrónico, VTS no tiene la obligación de distribuirlos. Consulte la sección H3.

¿Todavía tengo que publicar carteles?
Sí, de acuerdo con la guía, el panel de visualización de la ITV debe colocarse en un lugar donde cualquier persona que esté probando vehículos pueda leerlo fácilmente. El cese temporal de este requisito durante la pandemia fue eliminado en el Aviso Especial 04.21.

Los VT30 (certificados de falla) deben imprimirse y emitirse al presentador del vehículo, y es importante tener en cuenta que esto incluye los generados bajo el Esquema de Rectificación de Pase (PRS).

Recuerde, aunque todos los procesos son digitales y el presentador está contento con un VT30 digital para autorizar reparaciones, aún necesita emitir un VT30 en papel para seguir cumpliendo.


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